1. APA ITU SISTEM INFORMASI?

Pertanyaan ini bukan hanya sebagai judul artikel ini, tapi juga pertanyaan yang selalu muncul dalam benak penulis selama belajar tentang sistem informasi. Sebenarnya Sistem Informasi itu ‘makhluk’ seperti apa? Kalau mendengar kata sistem Informasi maka yang ada di benak kita adalah teknologi informasi, informatika, internet dan sebagainya. Bagaimana dengan perusahaan atau corporate, apakah ada sistem informasi yang digunakan? Apa yang harus dilakukan oleh seorang manajer perusahaan terhadap sistem informasi yang digunakan oleh perangkat perusahaan? Bagaimana pula dengan perangkat pemerintah dikota atau bahkan perangkat pemerintah di desa seperti seorang kepala desa yang memimpin daerah yang letaknya terpencil? Dengan kondisi seperti itu, adakah sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan?. Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan terjawab apabila kita memahami pengertian dari sistem informasi “itu sendiri. Kita dapat mulai mengawalinya dari pemikiran bahwa sistem informasi bukan sebagai sebuah aplikasi komputer seperti pada era saat ini, Sistem Informasi yang dimaksud adalah sistem Informasi sebagai sebuah sistem. Sebagaimana didefinisikan secara teknis (Laudon,2004) sebagai berikut

Suatu Sistem Informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan-kembali), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam sebuah organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan kordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks dan menciptakan produk-produk baru.

Berdasarkan definisi di atas dapat kita lihat bahwa sistem informasi tidak serta merta berkaitan langsung dengan teknologi Informasi melainkan sebuah sistem yang digunakan agar diperoleh informasi yang dapat digunakan pimpinan dalam hal ini dapat saja seorang direktur atau manajer bila konteksnya adalah perusahaan atau corporate, dapat saja seorang Kepala desa atau lurah yang mengembangkan sistem dengan hanya mengandalkan buku tulis yang sederhana untuk mencatat aktivitas perihal buku tamu, buku kehadiran pegawai, buku program kerja dan sebagainya. Substansinya adalah informasi yang dihasilkan secara konsekuensi dapat digunakan sebagai sarana pendukung dalam pengambilan keputusan dan sebagai alat kontrol atau kendali bahwa aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik sesuai apa yang direncanakan. Sebagaimana pertanyaan subjudul; perlukah sistem informasi? Maka jawabannya adalah iya. Sekalipun kita berada dalam daerah terpencil, tidak pernah mengenal dunia komputer atau teknologi informasi maka manakala kita mengembangkan suatu sistem yang beraturan maka seyogyanya akan selalu ada sistem informasi yang dibangun sebagai kebutuhan utama jalannya aktivitas organisasi. Dalam hal ini apabila konteks kita dalam Manajemen Modern maka sistem informasi merupakan kebutuhan mutlak atau absolute sebuah perusahaan dalam menjalankan dan mengembangkan bisnisnya di era kompetisi yang sangat dinamis dan kompetitif. untuk lebih memahami apa itu sistem informasi, perhatikan film berikut ini:

2. KONSEP DASAR & PERAN SISTEM INFORMASI

Untuk memahami sistem Informasi secara integral, kita mulai dari pemahaman bahwa sistem informasi berisi informasi tentang personal atau orang-orang tertentu, tempat-tempat dan lingkungan serta segala sesuatu yang berkaitan dengan organisasi yang dapat diketahui. Informasi merupakan data yang telah diolah dan hasilnya dapat digunakan untuk manusia dalam menjalankan roda organisasi atau mengembangkan manajemen. Sistem informasi sebagai sebuah sistem tentu memiliki aktivitas berupa Input, process dan Output. Tahapan-tahapan tersebut tentu saja melibatkan berbagai entitas yang kita sebut saja sebagai bagian dari lingkungan sistem informasi. sebagaimana bagan berikut ini:

Lingkungan Sistem Informasi dari Kenneth C. Laudon, Prentice Hall, 2004

Sebagaimana kita dapat lihat dalam bagan, lingkungan sistem informasi meliputi entitas eksternal seperti Suppliers, Customers, Regulatory Agencies, Stockholders, dan Competitors sedangkan internalnya adalah organisasi itu sendiri yang menjalankan aktivitasnya. Tahapan input merupakan tahap mengumpulkan data mentah dari entitas internal maupun lingkungan eksternal. Pada tahap Pemrosesan data yang diperoleh di format sesuai kebutuhan organisasi baik dalam hal aktivitas rutin, alat kendali ataupun sebagai bahan pengambilan keputusan. Pada tahap Output maka data tersebut di alihkan pada pengguna atau kepada aktivitas yang membutuhkan data tersebut. Dalam bagan, proses output tidak hanya secara internal tapi juga diumpanbalikkan sesuai kebutuhan kepada entitas eksternal. Apa yang dijalankan perusahaan dalam hal aktivitas Sistem informasi sebagai bagian dari aktivitas manajemen tak lain adalah untuk pencapaian Profit dan posisi strategis organisasi atau perusahaan. Secara formal proses tersebut tergambarkan dalam bagan Rantai Nilai Informasi Bisnis berikut ini:

 Rantai nilai dari Kenneth C. Laudon, Prentice Hall, 2004

Sistem informasi sebagai bagian dari aktivitas manajemen akan memberikan efisiensi terhadap proses pencapaian organisasi yeng tentu saja akan memberikan nilai bisnis kepada lingkungan organisasi dalam hal ini penerima bisnis organisasi. Nilai bisnis yang positif tidak serta merta terwujud saat organisasi menerapkan sistem informasi namun proses tersebut harus didukung dengan siklus kendali Plan, Do, Check, Action (PDCA) dalam setiap tahapannya(W. Edwards Deming, 1986). Hal ini dapat digambarkan dalam salah satu contoh tahapan dalam bagan berikut:

 dukungan sistem informasi pada bisnis

Bagan di atas dapat dijelaskan bahwa sistem informasi mendukung proses bisnis manajemen rantai pasokan, namun dalam proses bisnis rantai pasok pun selalu ada proses Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang membutuhkan sistem informasi yang handal. Dengan proses bisnis yang terkendali dan dukungan sistem informasi yang mumpuni, dapat dilihat dalam bagan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai yaitu Profit dan posisi strategis organisasi atau corporate dimata stakeholder. Hal inilah yang merupakan substansi sistem informasi dalam organisasi. Marilah kita coba implementasikan apa yang sudah dijelaskan di atas dalam konteks sederhana dan modern. Dalam konteks sederhana, dapat dicontohkan seorang kepala desa yang memimpin didaerah terpencil tentu saja memiliki proses bisnis dalam mengatur aktivitas organisasinya. Sistem Informasi yang digunakan dalam kadar yang sederhana seperti membuat daftar hadir para pegawainya dengan menggunakan buku tulis (basepaper), program kerja, administrasi penduduk(basepaper). Lingkungan sistem informasi desa dalam hal ini adalah masyarakat, instansi diatas desa seperti kantor kecamatan. Kita ambil contoh dalam hal daftar hadir pegawai yang selalu di evaluasi setiap akhir bulan. Proses bisnis kehadiran pegawai akan digunakan sebagai bahan evaluasi efektivitas organisasi dalam menjalankan aktivitas kantor desanya. Informasi yang diperoleh dapat dijadikan pengukuran performansi pegawai kantor desanya serta laporan pada instansi di atasnya. Dengan laporan performansi yang baik akan memberikan posisi strategis desanya terhadap masyarakat dan instansi di atasnya. Dalam konteks modern, penulis akan mengambil contoh Manajemen Perguruan Tinggi di era saat ini. Perguruan tinggi dalam menjalankan aktivitasnya tentu saja bertujuan untuk memperoleh posisi strategis di mata pemerintah dan masyarakat, masyarakat dalam hal ini tentu saja adalah masyarakat global. Proses Bisnis yang dikembangkan secara garis besar adalah pengajaran dan pendidikan, penelitian serta pengabdian pada masyarakat. kita misalkan Proses bisnis yang melibatkan akademik dalam hal transformasi skill mahasiswa kita sebut saja D1, proses bisnis penelitian yang melibatkan kepakaran Dosen sebagai D2 dan Layanan Profesional Perguruan Tinggi sebagai wujud pengabdian pada masyarakat sebagai D3. Kita ambil contoh model bisnis perguruan tinggi sebagaimana bagan berikut ini:

Model Bisnis Perguruan Tinggi (Heriyono Lalu, 2011)

Untuk mewujudkan pencapaian visi perguruan tinggi menjadi perguruan tinggi yang unggul (posisi strategis) maka sistem informasi yang digunakan harus terintegrasi. Lingkungan sistem informasi perguruan tinggi untuk internal adalah manajemen dan entitas eksternal meliputi Society (dalam hal ini masyarakat, pemerintah, asosiasi dan sebagainya), serta pengguna (industri/bisnis). Kita ambil contoh proses bisnis menghasilkan lulusan perguruan tinggi yang handal. Maka proses bisnis yang diimplementasikan harus efektif dan dapat dirasakan langsung manfaatnya bagi mahasiswa. Dengan sistem informasi yang baik maka proses bisnis akan terkendali dan terukur sehingga senantiasa akan menuju perbaikan. Hal ini merupakan nilai bisnis(business value) bagi stakeholder dan merupakan ‘roket’ untuk mencapai posisi strategis perguruan tinggi.

3. SISTEM INFORMASI SEBAGAI APLIKASI

Perkembangan Sistem informasi semakin meluas ketika teknologi mulai berkembang khususnya teknologi komputer. Dari sinilah pengertian sistem informasi sebagai sebuah aplikasi berkembang, yang diawali pada tahun 1964 yaitu ketika IBM memperkenalkan MT/ST (Magnetic Type/Selectric Type) writer yaitu semacam mesin ketik elektronik yang dapat merekam ke pita magnetik. Pada tahun tersebut mulai dikenal aplikasi pengolahan kata (word processing) yang sederhana. Apabila dikomparasi dengan era sekarang adalah era Office Application. Aplikasi berkembang seiring dengan perkembangan teknologi Komputer dalam hal ini adalah sistem komputer. Dengan teknologi yang digunakan pada waktu itu manusia telah mampu merekam data yang cukup penting berkaitan dengan perusahaan. Itulah era dimana data yang direkam berkembang menjadi informasi yang dapat digunakan oleh pengambil keputusan. Pada perkembangannya Sistem Informasi sebagai sebuah aplikasi yang melibatkan teknologi, penulis akan menyebutnya sebagai sistem teknologi informasi walaupun tidak ada aturan baku mengenai penamaan istilah ini. Perkembangan Sistem teknologi Informasi memberikan lima peran utama di dalam organisasi (Jogiyanto, 2005) yaitu untuk meningkatkan

1. Efisiensi
2. Efektivitas
3. Komunikasi
4. Kolaborasi
5. Kompetitif

Dalam konteks efisiensi, sistem informasi ini berperan menggantikan manusia dengan teknologi dalam hal ini disebut Process Control System (PCS). Dalam konteks efektivitas, sistem informasi disini berkembang menjadi Sistem Informasi Manajemen(SIM), Decision Support System(DSS) dan sebagainya. Sistem informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang didasarkan informasi yang lengkap, akurat dan valid. Peran yang tak kalah penting adalah dalam hal komunikasi dan kolaborasi yang dijembatani oleh aplikasi sistem Informasi seperti OAS. Fungsi ini mampu memberikan peningkatan komunikasi antar lini atau antar manajer secara elektronik. Implementasinya seperti pada penggunaan video conference dan teleconference. Dari seluruh sistem yang berkembang tersebut mendukung Sistem Informasi Strategi(SIS), sistem ini berperan untuk meningkatkan daya kompetisi organisasi. Dalam kaitannya dengan organisasi sistem teknologi informasi maka hal di atas dapat digambarkan dengan tabel berikut ini.

4. ARAH PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi sejak awal perkembangannya telah berkembang sesuai kebutuhan jaman namun secara pesat berkembang sejak ‘ledakan’ teknologi komputer baik perangkat keras maupun lunak. Kolaborasi antara sistem informasi dan organisasi semakin dinamis dan saling membutuhkan, apabila ada komponen di sisi sistem informasi ada yang berubah maka komponen disisi organisasi juga akan mengikuti perubahan tersebut termasuk kondisi sebaliknya. Hal ini dapat dijelaskan melalui bagan berikut ini:

Ketergantungan  Organisasi dengan SI dari Kenneth C. Laudon, Prentice Hall, 2004

Ketergantungan tersebut sangat kental pada era revolusi jaringan internet, pada awalnya sistem informasi hanya sebagai bentuk kendali organisasi namun saat ini bergeser sebagai sumber daya yang luar biasa dimana sejalan dengan berkembangnya perangkat lunak yang mampu mengolah berbagai informasi dan mampu mensimulasikan solusi untuk masalah yang rumit. Sistem informasi saat ini tidak hanya bersifat internal tetapi telah menjadi wujud lintas antar ‘dimensi’ bisnis dalam arti sistem informasi yang digunakan tidak hanya untuk kepentingan internal tetapi telah ‘keluar’ melintasi ruang bagi para pengguna yang membutuhkannya. Revolusi sistem informasi dapat dilihat dalam bagan berikut:

                     Revolusi Sistem seiring waktu (Kenneth C. Laudon, Prentice Hall, 2004)

5. BAGAIMANA DENGAN INDONESIA?

Implementasi sistem Informasi di Indonesia sampai sejauh ini menurut hipotesis penulis belum optimal dikarenakan pemahaman yang masih salah terhadap sistem informasi khususnya instansi pemerintah. Dalam beberapa kasus kondisi yang ada masih dalam tahap otomatisasi, dari proses bisnis yang manual kemudian melibatkan teknologi khususnya teknologi informasi. Penulis dapat merasakan langsung pengalaman dalam pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP). Secara proses bisnis tidak ada perbedaan yang signifikan, dari pembuatan KTP yang pernah dialami secara manual tidak berbeda dengan proses setelah menggunakan teknologi komputer dalam hal ini proses yang digunakan dalam kadar otomatisasi namun tetap belum efisien maupun efektif dalam memberikan pelayanan pada masyarakat. Artinya Sistem Informasi belum terintegrasi dalam keberlangsungan proses bisnis dan belum merubah esensi dari sistem yang berjalan. Namun kita tidak bisa memungkiri untuk beberapa perusahaan di Indonesia telah menerapkan dengan baik Implementasi sistem Informasi seperti perusahaan ASTRA Group dan dunia Perbankan Indonesia. Dengan berbagai kekurangan di Indonesia dalam mengimplementasikan sistem informasi tersebut justru merupakan Opportunity For Improvement (OFI) bagi individu maupun organisasi yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi.

6. SISTEM INFORMASI SEBAGAI BAGIAN DARI CHANGE MANAGEMENT

Dalam era yang kompetitif saat ini, organisasi atau perusahaan senantiasa selalu berubah untuk dapat menjawab kebutuhan pengguna dalam hal ini konsumen yang selalu ‘merasa’ tidak puas. Perusahaan harus dinamis dalam menjalankan roda manajemennya. Sebagaimana kita ketahui manajemen berfungsi mencermati dan mengidentifikasi arti bagi berbagai macam masalah yang dihadapi oleh organisasi, membuat keputusan dan kolaborasi aksi untuk menghadapi tantangan bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif. Change management merupakan cara handal untuk saat ini bagi perusahaan untuk dapat menjawab kebutuhan konsumen yang semakin kompleks dan sistem informasi sangat mendukung konsep change management, dalam hal ini sejalan dengan pernyataan berikut (Robert O. Briggs, Jay Nunamaker and Ralph Sprague, 2010):

the purpose of information systems is to provide information to people who must make choices about the disposition of scarce resources. One goal of IS research is, therefore, to improve those choices by finding ways to increase the timeliness, accuracy, and completeness of information at a minimum of costs—economic, cognitive, political, social, affective, and physical.

Sebagaimana pernyataan tersebut sistem informasi menyediakan informasi bagi orang/pengguna yang harus membuat pilihan mengenai keterbatasan sumber daya, dengan sistem informasi dapat melakukan pilihan atau cara untuk ketepatan waktu, keakuratan informasi, optimalisasi biaya dalam konteks ekonomi, kognitif, politik, sosial, afektif dan fisik. Sistem Informasi dan Change management merupakan jawabannya. Dengan demikian berbagai ulasan sebelumnya dapat menjawab judul dari artiel ini; Sistem Informasi makhluk apa itu? dan untuk apa? Kita tentu sudah tahu jawabannya.

DAFTAR REFERERENSI

• Laudon Kenneth C., Laudon Jane P. (2004), Management Information System: Managing The Digital Firm,8th Edition. New York: Prentice Hall.

• Jogiyanto HM(2005), Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi
• Lalu Heriyono(2011), Kebijakan dan Sasaran Mutu Politeknik Telkom. Bandung: SPM Politeknik Telkom
• http://id.wikipedia.org/wiki/PDCA
• http://www.jmis-web.org/articles/v27_n1_p13/index.html ; Briggs, Robert O., Nunamaker, Jay and Sprague, Ralph (2010) Journal of Management Information Systems, 27 No.1 Summer 2010 pp. 13 – 16 Special Section: Social Aspects of Sociotechnical Systems.